학원 문자 운영: 수업 중 문의와 수강료 안내 정리하기

활용 예시 · 아래 상황과 문구는 업무 설계를 위한 가상 예시입니다. 실제 고객 인터뷰나 도입 성과를 뜻하지 않습니다.

학생 이름과 받는 사람은 다릅니다

학원 명단에서 가장 먼저 확인할 것은 ‘누구의 수강료를 누구에게 알리는가’입니다. 학생 이름을 연락처 이름으로만 저장하면 형제·자매가 같은 보호자 번호를 쓰는 경우에 혼동하기 쉽습니다. 형제·자매를 연락처로 따로 두려면 PC 웹 설정 → 설정 정보 → 일반 설정의 연락처 칸에 있는 「같은 번호 중복 허용」을 확인하세요. 꺼져 있으면 같은 번호로 다른 이름이 들어올 때 기존 연락처에 합쳐집니다.

필요한 항목만 정리하고, 매달 발송 전에는 최신 수납 자료와 대조합니다. 수납 상태가 바뀌면 문자에 사용할 명단도 함께 갱신하세요.

수업 중 문의는 짧은 회신으로

부재중 콜백에는 현재 바로 통화하기 어렵다는 점과 문의를 남길 방법을 적습니다. ‘즉시 확인’이나 ‘수업 종료 즉시 연락’은 실제로 지킬 수 있을 때만 씁니다.

안녕하세요, 예시학원입니다. 수업 중에는 전화를 받기 어렵습니다.
학생 이름과 문의 내용을 문자로 남겨주시면 확인 후 연락드리겠습니다.

PC 웹 메시지 → 메시지 관리 → 콜백문자 설정에서 전송 시점 설정(부재중 전화 시 발송) · 발송 대상 관리 · 동일번호에 대한 발송 설정을 확인합니다(콜백문자 설정하기). 수업 전에는 템플릿 카드의 활성화 스위치가 켜져 있는지 보고, 안내가 필요 없어지면 스위치를 꺼 주세요. 웹에서 바꾼 설정은 휴대폰 앱에 다음 동기화 때 반영되니 미리 바꿔 두세요. 휴대폰에서는 아래 탭 설정 → 콜백자동문자 설정에서 템플릿마다 스위치로 바로 켜고 끌 수 있어요. 평소용 부재중 템플릿이 따로 있다면 같은 전송 시점에는 하나만 쓰이니, 수업이 끝나면 평소용 스위치가 다시 켜져 있는지 확인하세요.

수강료 안내는 다른 값이 있는 행을 확인하세요

PC 웹 메시지 → 메시지 전송 → 엑셀 바꿔 보내기에서 학생마다 다른 금액을 넣을 수 있습니다. 오른쪽 위 「미리보기」를 누르면 「실시간 미리보기」에서 ← → 로 한 행씩 넘겨 볼 수 있어요. 첫 행만 확인하지 말고 형제 수강, 중도 등록, 할인 등 금액이 다른 행까지 넘겨 가며 대조합니다.

[예시학원 9월 수강료 안내]
민우 학생의 수학 수업료는 180,000원, 납부기한은 9월 25일입니다.
확인이 필요하시면 학원으로 연락 부탁드립니다.

이 문구는 작성 예시입니다. 실제 학생 · 과목 · 금액 · 납부기한으로 바꾸세요. 「엑셀 불러오기」로 파일을 열면 「엑셀 열 선택」 창이 뜹니다. 이름 열과 휴대폰번호 열을 고르고, 학생명 · 과목 · 금액 · 기한 열은 아래 목록에서 체크하세요. 체크한 열은 시트 맨 윗줄에 왼쪽부터 #1# · #2# … 로 표시되니, 본문의 그 자리에 #이름# · #1# · #2# 를 넣습니다. 이미 납부한 사람에게 같은 안내를 보내지 않도록 발송 직전 명단을 확인합니다.

다음 달에도 쓸 수 있는 운영 순서

명단 갱신 → 납부 상태 대조 → 수신자 확인 → 개인별 미리보기 → 결과 확인(메시지 → 내문자함 → 보낸 메시지) 순서를 담당자 체크리스트로 남깁니다. 재안내는 미확인 대상만 따로 검토한 뒤 「예약」으로 날짜와 시간을 정합니다(지금부터 10분 뒤부터). 폰 전송으로 보낼 수 있는 건수는 텍스토리 요금제 한도(하루 · 한 달 · 한 번에)를 따르니, 명단이 많은 달은 요금제와 사용량 확인하기에서 먼저 확인하세요. 반복 청구나 결제 확인이 자동으로 이루어지는 것으로 운영하지 않습니다.

연락처 정리 가이드 · 문자 발송 가이드